Ben je op je werk bezig met een project? En weet je nog niet zo goed hoe je dat het beste kunt voorbereiden en de vorderingen kunt bijhouden? In dat geval is MS Project de beste oplossing voor jou. Je kunt hier heel makkelijk een overzicht maken van de verschillende taken, de mensen die daarop zijn ingedeeld en wanneer bepaalde deadlines zijn of mijlpalen moeten zijn behaald. Hoe MS Project precies werkt, lees je in deze blog!
Stap 1: Tijd
De voornamelijke focus van MS Project ligt op tijd. Daarom dien je deze twee tijd-gerelateerde factoren in te vullen:
- Begindatum: dit spreekt voor zichzelf, namelijk de datum waarop het project start. MS Project kan dan ook de vroegst mogelijke einddatum berekenen, op basis van de tijdgegevens die je toevoegt;
- Projectkalender: hierin geef je aan wanneer er precies kan worden gewerkt aan het project. Ook kun je periodes toevoegen waarin dat niet mogelijk is, zoals vakanties of feestdagen.
Stap 2: Taken
Ook kun je een takenlijst toevoegen. De volgende gegevens dienen daarbij ingevuld te worden:
- Taakduur: hoe lang duurt het om de taak te kunnen verrichten?
- Mijlpalen: welke en wanneer moeten bepaalde doelen zijn behaald?
- Overzichtstaken: welke taken hangen samen? Dit kun je visueel aangeven in het schema.
- Taakrelaties: hangen bepaalde zaken samen? Dit kun je ook aangeven.
- Projectsamenvattingstaak: in dit overzicht worden alle bovengenoemde overzichtelijk laten zien.
Stap 3: Middelen
Een project kan niet worden uitgevoerd zonder mensen, machines en andere middelen. Je kunt dit dan dus ook toevoegen aan MS Project:
- Werkresources: hierin noteer je wie of wat aan het project werkt. Ook kun je tijdschema’s toevoegen en de kosten die daarbij komen kijken;
- Materiaalresources: de materialen die gebruikt worden om een taak te verrichten;
- Kostenresources: welke kosten zijn er allemaal aan verbonden?
Stap 4: Toewijzingen
Kun je het allemaal nog bijhouden? MS Project vergt namelijk nogal wat oefening. Als je het erg lastig vindt, kun je ook een cursus MS Project volgen. Tijdens deze cursus leer je alle ins en outs van dit systeem. Handig dus! Bovendien kun je na het uitvoeren van stap twee en drie deze stappen aan elkaar toevoegen: je ziet dan welke taken en resources aan elkaar gekoppeld zijn. Hierdoor wordt de projectduur en de daarbij komende kosten goed zichtbaar.
Stap 5: Voortgang
Zodra het project is gestart, is het belangrijk om de voortgang bij te houden. Je kunt gemakkelijk de voortgang bekijken en vergelijken met het oorspronkelijke projectplan. Zo kan je gemakkelijk bijsturen. Bezoek deze website voor meer nuttige informatie over MS Project!